Outsourcing IT – Co to takiego? Część II

Zapraszam do lektury części drugiej wpisu na temat Outsourcing IT – Co to takiego? Jeżeli jeszcze nie czytałeś części pierwszej to zachęcam do przeczytania – tutaj. W części drugiej przedstawię zarówno zalety outsourcingu IT, ale również wady tego typu współpracy.

W części pierwszej – https://www.blog.spark-it.pl/outsourcing-it-co-to-takiego-czesc-i/ – przedstawiłem dwie główne zalety powierzenia opieki informatycznej firmie zewnętrznej, czyli niższe koszty i dostęp do zespołu ekspertów. W części drugiej chciałbym przybliżyć kolejne plusy tego rozwiązania.

Gwarantowane czasy reakcji

Podpisując umowę na Outsourcing IT z profesjonalną firmą, otrzymujemy w umowie zagwarantowane czasy reakcji w przypadku wystąpienia awarii lub zwykłego zgłoszenia zadania do wykonania. Takie zapisy, dają nam gwarancję że w razie wystąpienia problemu krytycznego dla naszej infrastruktury IT, w ustalonym czasie technicy z firmy świadczącej nam obsługę informatyczną, podejmą reakcję i rozwiążą nasz problem. Mamy zagwarantowany czas w którym na przykład inżynier wsparcia informatycznego stawi się u nas w firmie i zacznie naprawę usterki. Nie będziemy pozostawieni sami sobie z problemem, do bliżej nieokreślonego terminu wizyty technika.

Należy na to zwrócić szczególną uwagę, jeżeli nasz biznes nie może sobie pozwolić na dłuższy brak dostępu do serwera czy infrastruktury informatycznej. Niejednokrotnie koszty poniesione przez firmy spowodowane brakiem możliwości pracy w systemie informatycznym wielokrotnie przewyższają koszty umowy outsourcingowej! Można spróbować oszacować straty spowodowane w naszej firmie przez brak dostępu do kluczowych aplikacji. Policzmy stratę jaką generuje brak dostępu w ciągu jednej minuty / godziny / dnia. Może okazać się, że podpisanie nieco wyższej umowy z firmą świadczącą outsourcing IT z gwarantowanymi czasami reakcji, bardziej nam się opłaca niż podpisanie niższej umowy z firmą która nie świadczy takich gwarancji. Z doświadczenia wiem, że często firmy o tym zapominają i później ponoszą wysokie koszty finansowe oraz wizerunkowe z powodu niedopuszczalnie długiego czasu reakcji na awarię przez firmę IT.

Bezpieczeństwo

Kolejnym ważnym aspektem przy wdrożeniu outsourcingu IT jest bezpieczeństwo informatyczne. Decydując się na outsourcing IT z firmą, która posiada w swoich szeregach ekspertów w dziedzinie bezpieczeństwa IT, w znaczący sposób potencjalnie podnosimy poziom bezpieczeństwa naszej infrastruktury IT. Firma świadcząca opiekę informatyczną w pierwszej kolejności powinna wykonać audyt bezpieczeństwa. Po takim audycie powinny zostać wykonane wszystkie niezbędne sugerowane kroki podnoszące bezpieczeństwo naszej sieci informatycznej. W związku z tym już na samym początku współpracy, wdrażając zalecenia dotyczące bezpieczeństwa, zabezpieczamy swoją sieć przed ewentualnymi możliwymi atakami.

Nie muszę chyba nikomu przypominać, jak ważny jest to temat zwłaszcza w dzisiejszych czasach. Tak bardzo ostatnio popularne ataki szyfrujące stały się świetnym biznesem dla przestępców. Atak szyfrujący dane tzw. ransomware polega na zaszyfrowaniu wszystkich naszych danych na serwerach i komputerach. Nie mamy dostępu do naszych danych, natomiast przestępcy żądają od nas okupu za odszyfrowanie naszych plików czy baz. Wystarczy przypomnieć atak wirusa szyfrującego Petya z czerwca 2017 roku. W samej tylko firmie MAERSK spowodował stratę rzędu 300 milionów dolarów plus straty wizerunkowe, które niekiedy przewyższają straty finansowe.

No dobra słodko już było to teraz przejdźmy do wad opieki informatycznej świadczonej przez firmę zewnętrzną. 🙂

Wady outsourcingu IT

Największą wadą tego typu współpracy, jest ryzyko związania się umową z firmą nieprofesjonalną lub nierzetelną. To co jest jednym z największych plusów outsourcingu IT, czyli oddanie zarządzania krytycznymi elementami infrastruktury IT w obce ręce, jest też jego największym zagrożeniem. Powierzając nasze serwery w ręce firmy nierzetelnej, narażamy nasze dane na duże zagrożenie pod względem bezpieczeństwa. W swojej dotychczasowej karierze wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, w której przejmowaliśmy opiekę informatyczną nad klientem od innej firmy IT. Podczas przejęcia serwerów okazywało się, że serwery mają uszkodzone dyski i nikt tego nie monitorował oraz nie informował o tym klienta. Dodatkowo nagminne jest nieweryfikowanie i nietestowanie kopii zapasowych danych klientów. Często okazywało się, że kopia się nie wykonuje lub nigdy wcześniej nie była testowana! Taka sytuacja jest niedopuszczalna i niesie za sobą ogromne ryzyko utraty danych bez możliwości ich odzyskania w przypadku ataku typu ransomware.

Kolejną wadą outsourcingu IT jest podpisanie niekorzystnych umów. Na przykład umów niegwarantujących nam czasów reakcji lub zawierających dotkliwe kary w przypadku wypowiedzenia. Miałem nieprzyjemność ratowania klientów, którzy byli związani umową z inną firmą IT, ale nikt z tej firmy nie chciał pomóc klientowi w momencie kiedy tego potrzebował, czyli tu i teraz. Kiedy nasz zespół w ciągu kilkunastu godzin zażegnał awarię u klienta i przywrócił jego systemy do pracy, nastąpił czas na rozmowy o rozwiązaniu umowy. Niestety tutaj zaczęły się problemy z karami umownymi i nieprzyjemne przepychanki na poziomie działu prawnego. Aby takim sytuacjom zapobiec zwracajmy uwagę na zapisy w umowie, a w szczególności jeżeli chodzi o gwarantowane czasy reakcji oraz kary umowne.

Podsumowanie

Reasumując outsourcing IT to świetne rozwiązanie dla firm, które nie potrzebują budowania własnych kosztownych rozbudowanych działów IT. Rozwiązanie to niesie ze sobą wiele zalet i korzyści, które dzięki optymalizacji kosztowej mogą pomóc nam w biznesie. Natomiast trzeba pamiętać o jego wadach i wnikliwie weryfikować firmę IT z którą chcemy się związać taką umową. W końcu chodzi o nasze krytyczne dane biznesowe.

Link do pierwszej część serii artykułu – Outsourcing IT – Co to takiego? – https://www.blog.spark-it.pl/outsourcing-it-co-to-takiego-czesc-i/