Praca zdalna w dobie pandemii #Koronawirusa

Jeszcze do niedawna trwały dyskusje, dywagacje i rozważania za i przeciw pracy zdalnej. Czy jest to opłacalne dla pracodawcy, czy pracownik zamiast biurowego natłoku woli domowe zacisze, czy taka praca będzie wydajna? Co wybrać, zastanawiało się wielu. Dziś w dobie pandemii, jaką mamy z powodu koronowirusa każdy, kto ma tylko taką możliwość powinien pracować z domu.

Czego potrzebujemy do pracy zdalnej?

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystaliście z systemu telepracy musicie zadbać o kilka obowiązkowych elementów bez których może być trudno realizować pracę zdalną.

Internet

To najbardziej podstawowy element bez, którego praca zdalna nie będzie możliwa. Dziś większość z nas ma dostęp do Internetu w domu. Możemy również skorzystać z naszego telefonu komórkowego udostępniając z niego Internet np. dla laptopa. Trzeba pamiętać, że rozmowy wideo pochłoną sporą część cennych gigabajtów, więc należy zadbać o odpowiednio duży pakiet danych.

Urządzenia do pracy zdalnej

W znakomitej większości skorzystamy z laptopa lub komputera stacjonarnego. Komputer wybierzemy, jeśli będziemy musieli wykonać bardziej skomplikowaną pracę, wymagającą dużej mocy obliczeniowej, dużego ekranu. Laptop jest chyba najczęściej wykorzystywanym urządzeniem do pracy zdalnej. Przenośny komputer, najczęściej z kamerą zapewni nam największą uniwersalność pracy zdalnej. Telefon, czy tablet również przyda się do kontaktów wideo z naszym zespołem. Pamiętajmy również, że dzięki prostej aplikacji nasz telefon może pełnić funkcję skanera dokumentów 😊.

Narzędzia pracy zdalnej

Tutaj wybór jest GIGANTYCZNY. Od darmowych rozwiązań do profesjonalnych kombajnów dla dużych korporacji i dużych zespołów.

Chciałbym się skupić na jednym rozwiązaniu, którego sam używam do codziennej pracy zdalnej w firmie – SPARK-IT. To Microsoft Teams, moje centrum pracy zespołowej w usłudze Office 365. Dlaczego wybór padł akurat na to rozwiązanie skoro na rynku jest tak wiele alternatyw? Odpowiedź jest prosta. Znasz Microsoft Office? Korzystasz z Worda, Excela lub Outlooka? To po co szukać innych platform pracy zdalnej skoro jest Teams? Zostaje przy tym co znam i co mi się sprawdza w mojej pracy zdalnej. Zgodzę się z tym, że inni producenci mają swoje rozwiązania – rozumiem i szanuję. Potrzebujesz, używasz najlepszych rozwiązań do osiągnięcia swoich celów.

Microsoft Teams posiada szereg funkcjonalności, które cały czas są aktualizowane i ulepszane. Ja postaram się opisać kilka podstawowych, z tych których najczęściej korzystam z moim zespołem pracy zdalnej.

Spotkania online

To funkcjonalność telekonferencji. Tu korzystam z laptopa z kamerką lub z telefonu, czy tabletu, jak jestem w drodze. Rozmawiamy z zespołem, prowadzimy ustalenia, wyjaśniamy zawiłości codziennej pracy na forum. To ważne, bo każdy ma swoje doświadczenie i indywidualne spojrzenie na poruszany temat. Rozmowa, burza mózgów pozwala rozwikłać nie jeden problem znacznie szybciej niż „myślówa” w pojedynkę.

Czat – wiadomości błyskawiczne

Nie zawsze jest moment, pora, czy czas na rozmowę wideo lub głosową. Czat w Microsoft Teams, to możliwość komunikacji tekstowej w zespole. Możemy rozmawiać na forum, zadawać pytania, zgłaszać uwagi, pomysły i dzielić się wiedzą. Nie zawsze potrzebuję odpowiedzi natychmiast, ale liczę, że osoba lub zespół zareaguje, jak przeczyta mój wpis. Często dodatkowo zweryfikuje możliwość realizacji zgłoszonego przeze mnie pomysłu i udzieli mi konkretnej odpowiedzi lub zada dodatkowe pytanie. Można by powiedzieć, że da się to ogarnąć w e-mail. Teams pozwala dodatkowo tworzyć grupy, projekty, zespoły, w których toczy się dyskusja. Wiem wówczas, że nie spamuję do całego zespołu i nie odwracam niepotrzebnie innym uwagi, tematami nie związanym z ich zadaniami.

Kalendarz

Kompletna podstawa. Tu organizuje pracę dla siebie, zespołu, projektu. Przesyłam zaproszenia do spotkań wideo (telekonferencji) dla zespołu, czy pojedynczych pracowników. Dla siebie wyznaczam terminy zadań, telefonów do klientów, czy spotkań.

Dokumenty

Wspólna praca nad dokumentami jest fenomenalna. Wiem, że można w trybie recenzji nanieść zmiany w Wordzie i wysłać e-mail, ale jak trzeba szybko przedyskutować zapisy umowy, wyjaśnić, co autor miał na myśli, to nic nie zastąpi rozmowy na żywo jednocześnie wprowadzając zmiany w dokumencie. Czasami dobre wyjaśnienie skomplikowanego zapisu prawnego jest niezbędne.

Kilka funkcjonalności Microsoft Teams, jakie zarysowałem, to tylko ułamek możliwości. W czasie pandemii koronawirusa, to narzędzie w zespole SPARK-IT sprawdza się 100%. W obecnej chwili pracujemy zdalnie wszyscy i nie ma ta sytuacja żadnego znaczenia dla realizowanych zadań, prowadzonych ustaleń oraz naszej współpracy. Każdy wie co, kiedy i u jakiego klienta ma wykonać. A jeśli pojawiają się pytania, to klikamy w kamerkę aplikacji Teams i zazwyczaj po 3 minutach rozmowy sytuacja staje się klarowna, a praca wre. I to nie ważne, czy komunikujemy się z laptopa, tabletu, czy smartfonu, Teams jest zawsze pod ręką, a zespół w kontakcie.

Osobiście polecam!

Poniżej link do krótkiego filmiku, który pokazuje aplikację dużo lepiej niż 1000 mich słów.

Dużo zdrowia dla Wszystkich!